La Robotic Process Automation è una tecnologia basata su un software automatico, deterministico, e rientra nell’ambito della Business Process Automation (BPA). Il suo utilizzo ha reso più agili e flessibili le attività di dipartimenti aziendali come l’HR, l’Operations Management e il Marketing. Per decidere se si tratta di una tecnologia utile al nostro business è importante comprendere come funziona e distinguerla dalle altre tecnologie con cui spesso è confusa.
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Letto da: Linda Grasso
Cos’è la Robotic Process Automation (RPA)?
Robot che parlano e camminano, assistenti vocali e macchinari che si autogestiscono: alla Robotic Process Automation (RPA) spesso si associano software e applicazioni che appartengono ad altri ambiti, come l’Intelligenza Artificiale, e che disorientano chi dovrà scegliere. In generale, le sue applicazioni riguardano la sostituzione del contributo umano in attività semplici e ripetitive. Solitamente, si tratta anche di mansioni con scarso valore aggiunto la cui automazione genera efficienza e risparmio in termini economici e di tempo. Per comprendere come funzionano questi robot software e come possono migliorare i processi lavorativi è necessaria però una definizione esaustiva.
Antonio Grasso, CEO di DBI e uno dei principali influencer della Digital Transformation, offre una semplice e chiara definizione della Robotic Process Automation:
“É una tecnologia che, attraverso l’utilizzo di software deterministici, può aiutare gli operatori nell’esecuzione di azioni predeterminate per compiti ripetitivi.”
In pratica, tutte le attività che possono essere codificate e che non necessitano di modifiche o di manipolazioni umane, rientrano nei processi robotizzabili.
Cosa offre alle aziende? Deloitte, azienda leader al mondo per i servizi di consulenza alle imprese, ha definito nel report “Le prospettive future dell’Intelligent Automation, secondo le aziende italiane” il ruolo che la Robotic Process Automation (RPA) ha nelle aziende:
“ha dato la possibilità alle aziende di configurare dei software/bot che, opportunamente programmati, sono in grado di svolgere in automatico determinate attività (gestire dati, comunicare con altri sistemi digitali, ecc.), riducendo drasticamente i tempi di elaborazione dell’informazione ed assicurando una migliore qualità dei risultati finali.”
Quali sono gli altri vantaggi dell’RPA? Rendere autonome le attività ripetitive significa ridurre le possibilità di commettere errori e ottimizzare il lavoro umano. L’intelligenza umana si sposterà su attività più complesse che necessitano di una visione cognitiva, di un costante monitoraggio, della risoluzione dei problemi o di modifiche in corso d’opera.
La differenza tra RPA, Robot Umanoide e IA
Le parole che compongono la Robotic Process Automation possono indurre a pensare che si tratti di un processo di automazione dei robot: ma non è proprio così. Il robot, sia esso un androide con sembianze umane o un robot antropomorfo utilizzato nelle fabbriche, è dotato di software di varia natura. In alcuni casi ha anche un’Intelligenza Artificiale che gli permette di apprendere sfruttando capacità di tipo cognitivo. I robot software invece sono programmati per ripetere solo determinate azioni e fornire risposte pre-codificate. Se cambiamo la sequenza di azioni di una data attività dobbiamo riprogrammare il bot.
Un esempio? La registrazione di una nuova fattura. Con i robot software per inserire in un file Excel una fattura bisognerà identificare con precisione la posizione dei campi da leggere. Nome della riga, della colonna, inizio e fine del campo. Se modifico il file Excel spostando, ad esempio, i campi in cui si inseriscono le nuove fatture, il software non sarà in grado di riconoscere questa modifica. Pertanto continuerà a dare come output i dati inseriti nei campi per il quale era stato programmato.
Se associo a questa automazione, definita anche bot, un modello addestrato con la programmazione probabilistica dell’Intelligenza Artificiale, il discorso cambia. In questo caso mi basterà creare un modello (pattern) che identifica le singole lettere della parola Fattura. E cosa succede? nel momento in cui dal file Excel sposto i campi che contengono la parola fattura, grazie all’IA il software riconoscerà la modifica. In questo modo i dati relativi alla nuova fattura saranno inseriti correttamente. L’associazione tra RPA e IA genera un’ottimizzazione ancora maggiore dei processi.
RPA: come possiamo utilizzarla in azienda?
Se ci fermiamo a pensare a quante attività in azienda sono ripetitive e portano via tempo, ci rendiamo conto dell’importanza e dell’efficienza che può generare l’implementazione della Robotic Process Automation.
La Robotic Process Automation permette di automatizzare operazioni ripetitive come la lettura delle mail, i social ma anche processi complessi come la gestione e il monitoraggio aziendale Condividi il Tweet
Ecco alcuni esempi pratici:
- Lettura delle email: questa è un’attività trasversale a tutti i settori, routinaria e che porta via tempo. Soprattutto quando, nella propria casella di posta elettronica, finiscono mail che devono essere lette da altri reparti. Rendere automatica la lettura del corpo delle mail e dei relativi allegati permette lo spostamento dei dati in cartelle o l’inoltro automatico ai reparti interessati. Esempio: arriva una mail con la fattura, il software la gira in automatico al reparto amministrativo.
- Pagine web e social: l’RPA si rivela un ottimo alleato anche per le attività funzionali alle strategie di digital marketing. Infatti, è possibile rendere automatica la lettura delle pagine web o dei post presenti sui social media. Ad esempio, se si vuole programmare la pubblicazione di una serie di post si può scegliere un software in cui impostare data e ora di pubblicazione dei contenuti caricati e l’azione avverrà in automatico.
- Human Resources: nella ricerca dei nuovi candidati, i robot software registrano automaticamente i dati presenti sui documenti (CV). Questo comporta una riduzione dei passaggi manuali e l’aggiornamento costante dei dati come avviene con le modifiche della retribuzione o l’onboarding.
- Operations management: per la gestione dei problemi e la loro risoluzione in remoto, l’RPA si è rilevato un alleato importante grazie al costante monitoraggio dei dati. Se il software rileva dati divergenti dal modello iniziale con cui è stato programmato, genera un ticket che sarà inviato in automatico all’operatore. Un altro esempio è la reimpostazione delle password: alla mail di richiesta inviata dall’utente, il bot modifica e invia la nuova password, risolvendo automaticamente la richiesta.
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