In un’era di continui cambiamenti anche i processi organizzativi mutano costantemente sia nelle piccole sia nelle grandi realtà aziendali. L’intento delle trasformazioni è, nella maggior parte dei casi, quello di migliorare l’efficienza aziendale. Come? Con un’azione sul Business Process Management che genererà un’accelerazione delle dinamiche operative.
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Letto da: Linda Grasso
Cos’è Business Process Management
Il BPM è la gestione dei processi aziendali che costituiscono lo scheletro di un flusso procedurale basato su tecnologie, decisioni, modelli e operazioni. In azienda è il Project Manager che definisce i modelli organizzativi, li condivide con i dipendenti e coordina le loro azioni. L’obiettivo finale di una buona gestione dei processi aziendali è sempre quello di migliorare l’efficienza ottimizzando il lavoro delle risorse. Proprio in questa fase il supporto delle tecnologie e dei software serve per snellire i percorsi e automatizzare le attività ripetitive. Alla fine l’organizzazione otterrà un enorme vantaggio competitivo.
Robotic Process Automation: cos’è e da cosa si distingue
La gestione dei processi con la Robotic Process Automation
La Robotic Process Automation agisce sull’ottimizzazione dei costi e delle risorse. Come? Attraverso un software automatizzato che svolge tutte le attività ripetitive e routinarie. Oggi la differenza tra le organizzazioni che usano la RPA nei processi e quelle tradizionali è evidente già dall’organigramma aziendale e dalla gestione delle risorse.
Ecco come cambia la struttura aziendale quando si automatizzano i processi.
Infatti, nelle organizzazioni tradizionali le persone svolgono la maggior parte delle attività ripetitive anche se si tratta di passaggi standardizzati che portano via tempo e riducono le performance. Un esempio? Il dipendente che lavora all’help desk di una clinica è probabile che riceverà chiamate informative generiche e altre più specifiche che necessitano del parere di un medico. Un modo per snellire questo processo è quello di mettere sul sito una chatbot che instradi il paziente prima di arrivare alla telefonata diretta con l’operatore. A questo punto, se la domanda è generica arriverà all’Help Desk e sarà risolta in maniera automatica. Altrimenti il bot invierà la richiesta al medico specialistico.
Quindi l’RPA sostituisce le risorse? No, modifica il loro lavoro. La persona non sarà impegnata a svolgere attività ripetitive ma potrà adoperare il suo ingegno per mansioni strategiche o di controllo. Tuttavia, bisogna ricordare che l’automazione non è flessibile, e se ci saranno cambiamenti imprevisti, non saprà come adattarsi senza l’intervento umano. Per questo, nelle organizzazioni che hanno automatizzato i processi, è previsto un gruppo di supporto alle accezioni: ovvero delle risorse che controllano eventuali errori. Il rischio non è legato al sistema ma alle modifiche manuali che potrebbero non rispettare le regole definite durante l’impostazione iniziale. Nei casi più virtuosi, sarà un software dotato di Intelligenza Artificiale ad effettuare questo passaggio.
In cosa consiste l’investimento in RPA?
Non ci sono tecnologie sofisticate o grandi investimenti da fare per automatizzare i processi della propria organizzazione. L’architettura necessaria spesso si traduce con i bot: ovvero dei programmi che svolgono in automatico una serie definita di attività. Nel RPA deterministico si inseriscono delle regole che quando si verificano generano una risposta automatica.
Ecco altri casi. Lo smistamento delle mail che hanno come oggetto “guasto tecnico” al reparto di riferimento. O la risposta alle domande frequenti di un sito. Pensa a quanto tempo le risorse addette al customer service potrebbero risparmiare se dovessero gestire solo le richieste più complesse. Si, perchè l’automazione è perfetta per le attività semplici, caratterizzate da un numero ridotto di variabili. Per questo la maggior parte delle aziende potrà implementare l’RPA nei suoi processi.
In un’interessante intervista di McKinsey, Leslie Willcocks, professore di tecnologia presso il Dipartimento di Management della London School of Economics, ha dichiarato che il ritorno sull’investimento in RPA varia tra il 30% e il 200% nel primo anno.
I vantaggi della Robotic Process Automation nel Business Process Management
Scegliere di automatizzare i processi aziendali che si ripetono significa rendere efficiente l’intera organizzazione. L’impatto non è evidente solo sulla singola attività ma si espande tra i dipartimenti migliorando la collaborazione, il coordinamento e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
In un mondo sempre più dominato dagli algoritmi, la Robotic Process Automation (RPA) è un potente strumento per automatizzare i task ed ottenere grandi vantaggi in termini di efficienza complessiva dell'organizzazione. Condividi il Tweet
Quindi quali sono i benefici per l’azienda?
- L’automazione è una porta di accesso per la Trasformazione Digitale. Dopo la digitalizzazione dei processi sarà infatti più semplice l’interazione tra le applicazioni e il cambiamento coinvolgerà l’intera azienda.
- Lo snellimento dei processi: tutte le azioni semplici e ripetitive saranno automatizzate e di conseguenza il processo sarà più agile.
- Riduzione dello stress lavorativo. Una risorsa che ripete ogni giorno la stessa sequenza di azioni, con il tempo sarà più incline a distrazioni. Inoltre, avrà meno energie da dedicare alle attività che richiedono uno sforzo cognitivo. L’automazione, infatti, riduce il carico di lavoro e i rischi di errore umano.
- Aggiornamenti più rapidi. La modifica di un processo automatizzato, non coinvolge direttamente le risorse interessate, ma agisce sull’algoritmo. Quindi, non serviranno riunioni per la formazione e il cambiamento sarà immediatamente attivo.
- Miglioramento della customer satisfaction. Quando l’automazione si implementa nei reparti di customer service i clienti potranno, ad esempio, ricevere risposte istantanee. Soddisfare in breve tempo le esigenze dei clienti aumenterà di conseguenza anche la brand awareness aziendale.
