Change Management: 4 step per digitalizzare attività e processi aziendali

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Le aziende, nel loro percorso evolutivo, attraversano dei periodi di transizione. Ogni cambiamento, infatti, richiede lo svolgimento di attività che non sono produttive di per sé ma che servono per avviare la trasformazione dei processi. Inizia così un percorso di Change Management che necessita di una corretta strategia, un team che sappia guidare i reparti, tecnologie e processi creati su misura e un monitoraggio dei risultati. Vediamo quali sono le 4 fasi necessarie alla digitalizzazione delle attività e dei processi aziendali.

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Letto da: Linda Grasso

Cambiamento digitale: il momento della scelta

Guardare una realtà che funziona e pensare che è arrivato il momento di cambiarla non è una scelta semplice. Tuttavia, il mondo tecnologico si sta muovendo ad una velocità impressionante e le organizzazioni che resteranno ferme perderanno tempo prezioso che difficilmente riusciranno a recuperare.

Il momento della scelta è cruciale perché, da un lato, l’imprenditore dovrà prendersi del tempo per riflettere prima di avviare un processo di trasformazione. Dall’altro, però, dovrà tener conto che, arrivare per primi, significa: avere più tempo per pianificare bene la strategia, dilazionare gli investimenti e poter ottenere un ROI (Return on Investment) in tempi più rapidi.

Allora, perché aspettare? Alcune aziende temono di perdere la propria fetta di mercato nella fase iniziale del Change Management. La soluzione, per ovviare al problema, consiste nel gestire correttamente le interazioni. Tutte le parti dovranno funzionare alla perfezione e il nuovo dovrà integrarsi gradualmente con il vecchio per non perdere il vantaggio competitivo di partenza. Pianificando una strategia che inglobi i vari passaggi si otterrà la mappa perfetta per non perdersi lungo il viaggio.

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Prima fase: le riflessioni sulla strategia

Un aspetto dev’essere chiaro sin dall’inizio: il Change Management coinvolgerà l’intero organismo aziendale. In un percorso di trasformazione verso il digitale non ci saranno reparti o processi che manterranno la loro impronta iniziale.

Il CEO dovrà avere un approccio olistico e valutare, nella fase strategica, l’impatto delle azioni sulle persone, sui processi, sulle infrastrutture e sui luoghi di lavoro. Il risultato di tale valutazione servirà a capire quale potrebbe essere la nuova direzione, i nuovi obiettivi e di conseguenza la nuova vision.

Ecco che arriva il momento di mettere nero su bianco la strategia delineando il valore da associare alle possibili metriche e definendo una roadmap che elenchi i punti della vision futura. Quanto più sarà definita la tabella di marcia tanto più si riuscirà ad avere una visione chiara del tempi e delle risorse necessarie per avviare il cambiamento.

Seconda fase: la condivisione della vision

Come in ogni viaggio che si rispetti, il comandante avrà bisogno di fedeli compagni che, in primis, condividano la sua vision e di conseguenza si impegnino a realizzarla coinvolgendo l’intero equipaggio. È questo un momento di confronto tra i ruoli strategici dell’organizzazione.

Nella fase di presa del comando, la roadmap verrà mostrata ai responsabili operativi. Saranno i manager di ogni reparto a valutare come si potranno trasformare i processi del proprio reparto in relazione alla vision condivisa. Dovranno stimare le risorse e le tecnologie già acquisite e quelle che serviranno per avviare il cambiamento.

Cruciale, in questo passaggio, è la capacità del CEO di agire su aspetti psicologici oltre che pratici. La comunicazione del cambiamento dovrà contenere parole in grado di ispirare, motivare e coinvolgere tutti i dipendenti. Sarà proprio il nuovo mindset che guiderà l’intera organizzazione verso un cambiamento culturale oltre che operativo.


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Terza fase: la realizzazione operativa

La strategia e la gestione iniziale del progetto sono i pilastri del cambiamento che si propaga attraverso le singole azioni. Nella fase operativa di un percorso di digitalizzazione, le tecnologie saranno le protagoniste assolute. Un processo di digitalizzazione aziendale non può prescindere, ad esempio, dall’automazione o, in alcuni casi, dall’uso dell’Intelligenza Artificiale.

Inizialmente, la Robotic Process Automation (RPA) offrirà un supporto a tutte le attività routinarie che non necessitano di apprendimento. LIntelligenza Artificiale sarà, invece, lo step successivo che permetterà, ai software dotati di automazione, di apprendere autonomamente.

Come precedentemente detto, il change management coinvolgerà tutti, e anche la spinta motivazionale non dovrà fermarsi ai responsabili d’area ma dovrà raggiungere anche le risorse junior. Di seguito, ogni scelta o decisione che si prenderà durante il percorso, dovrà essere ragionata in quanto non si baserà sull’esperienza passata ma su cosa vorremmo ottenere in futuro.

Cambiamenti così radicali richiedono tempi lunghi sia per la fase di start sia per la raccolta dei primi risultati concreti. Il rischio in questi casi è che, nei mesi, si perda la grinta e la motivazione iniziale e si ritorni al vecchio modo di lavorare. L’azienda diventa, così, un ibrido tra quello che era prima e il risultato di una trasformazione interrotta troppo presto. Secondo la Boston Consulting Group il 50% dei progetti di cambiamento organizzativo non raggiunge i propri obiettivi.

Cosa si può fare per impedire un arresto del percorso di digitalizzazione? Si possono celebrare le piccole vittorie fissando degli step a breve termine. Il raggiungimento di questi micro-obiettivi, indipendentemente dal ritorno economico, servirà a motivare le risorse impegnate nella lunga maratona.

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Quarta fase: la misurazione dei risultati

In un cambiamento così radicale come quello della digitalizzazione aziendale, anche i risultati non si possono raggiungere in breve tempo. L’importante, però, è monitorare costantemente dei valori indicativi dello stato di salute del processo per capire se abbiamo intrapreso la strada giusta. Questa è la fase in cui si evidenziano le metriche utili per misurare le performance.

Nel caso di una digitalizzazione dei processi aziendali si possono monitorare:

  • l’aumento delle performance dei reparti che hanno automatizzato i processi. Facendo un raffronto con l’anno precedente si potranno evidenziare le discrepanze in termini numerici delle attività che prima venivano svolte manualmente. Solitamente, la percentuale di incremento di questo valore aumenta notevolmente con l’automazione.
  • L’aumento del gradimento dei clienti i cui servizi sono stati modificati. La riduzione dei tempi di delivery di un prodotto o di un progetto, ad esempio, aumenta notevolmente la Customer Satisfaction. Si raggiunge questo risultato con l’adozione di software RPA che riducono notevolmente i tempi di sviluppo di una soluzione e spesso migliorano anche la comunicazione con i clienti attraverso l’implementazione dei Chatbot.
  • La riduzione degli errori dovuti al cambiamento. Durante il periodo di formazione capiterà che le risorse commettano errori o che le piattaforme e i software contengano bug di sistema nella loro fase beta. Monitorare questo numero serve a capire quando il processo ha superato la fase di trasformazione ed è efficace ed efficiente a tutti gli effetti.
  • La riduzione delle attività svolte con i vecchi metodi. Le risorse in un’azienda potrebbero rappresentare la resistenza più forte al cambiamento. Far uscire le persone dalla loro comfort zone, dal loro lavoro che per anni è stato fatto in un certo modo, non è semplice. È ovvio che ci saranno anche risorse per le quali il cambiamento è uno stimolo a migliorarsi ma nel primo periodo occorrerà monitorare tutte le risposte. Bisognerà valutare quante azioni saranno svolte con i nuovi metodi e quante se ne discosteranno.

Il viaggio verso la digitalizzazione di un’intera organizzazione è lungo e complesso. Oltre al management, dovrà cambiare l’approccio e il mindset delle risorse che compongono un’azienda. Il modo migliore per affrontarlo è condividere la vision con tutti; far capire che sarà chiesto loro un impegno maggiore nel primo periodo per poi sentirsi più leggeri quando il passaggio sarà concluso. Le attività, dopo la digitalizzazione saranno meno stressanti e più produttive. Prima si decide di affrontare questo cambiamento maggiore sarà il vantaggio competitivo che si otterrà sul mercato.

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