L’inizio di un nuovo progetto è sempre un momento delicato. Quando si cerca la soluzione ad un problema sorgono più interrogativi che certezze. Quante risorse umane ed economiche servono, quali tecnologie usare, quali KPI conviene monitorare? Quando ci troviamo in un contesto aziendale, ogni progetto in corso dovrebbe avere un suo disegno che unisca le tante variabili coinvolte. Se ti interessa scoprire come l’IoT possa migliorare il processo di gestione dei progetti (Project Management Process) continua a leggere e troverai dei suggerimenti pratici per agire correttamente.
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Letto da: Linda Grasso
Project management: cos’è e quali sono le fasi di attuazione
Tutte le aziende, quando vogliono intraprendere una nuova strada, hanno bisogno di definire una mappa da seguire. Il progetto non è altro che una serie di fasi ad obiettivi che permettono il raggiungimento del macro obiettivo iniziale. Può servire un progetto per migliorare l’efficienza di una catena di produzione, oppure per creare un’app, o ancora per rendere un processo sostenibile.
Infatti, quando si inizia un qualsiasi progetto vedremo che, in linea di massima, le fasi sono pressappoco le stesse, ma la durata, le risorse, le attività da eseguire e il budget cambiano notevolmente a seconda del contesto di applicazione.
Chi si occupa della gestione dei progetti in azienda? Il project manager (PM), le cui attività ricoprono due aree: quella operativa, di gestione dei progetti con l’uso di tecnologie e modelli applicativi che si rifanno ai metodi di project management; quella relazionale, in cui si interfaccia con i tecnici impegnati nei progetti e con i manager che delineano la strategia. Il PM segue tutte le fasi di un progetto: dalla pianificazione, passando per l’esecuzione e il controllo e terminando con la chiusura del progetto.
Oggi, la figura del PM è decisamente più evoluta rispetto al passato. Il merito è, in parte, anche delle innovazioni tecnologiche, come quelle dell’Internet of Things. Infatti, mentre prima il PM doveva raccogliere i dati utili al progetto attraverso un’analisi in loco, ora può riceverli da remoto grazie alla connessione dei macchinari o dei dispositivi al network. Questo è solo un esempio di come l’IoT può fornire un importante supporto al PM. L’analisi delle varie fasi del Project Management ci mostrerà in quali casi entra in azione l’IoT e come riesce a velocizzare i processi.
Fase 1: Inizio del progetto
Iniziare con il piede giusto è indispensabile non solo per avviare correttamente un progetto ma anche per valutare se e quanto vale la pena investire.
Nella fase di start si procede, quindi, con:
- lo studio di fattibilità;
- la definizione del contesto operativo;
- la scelta del PM che dovrà gestire il progetto e degli stakeholder;
- il budget a disposizione e tempi.
Sono tutti passaggi che rientrano nella strategia iniziale. L’IoT, nell’analisi di scenario, ha un ruolo marginale. Tuttavia, nello studio di fattibilità, sapere che le aziende coinvolte nel progetto sono dotate di tecnologie IoT è importante per calcolare correttamente i tempi. Ovviamente, quando gli asset aziendali sono connessi si velocizzano tutte le operazioni.
Le tecnologie dell'IoT nel Project Management migliorano la raccolta e l'organizzazione dei dati, ottimizzando il lavoro del PM. Condividi il Tweet
Fase 2: Pianificazione delle attività
Una volta stabilita la fattibilità del progetto si passa alla pianificazione, ovvero si crea una sorta di mappa che mostra i passaggi utili al raggiungimento dell’obiettivo. Il PM definisce i micro obiettivi, stabilisce quali saranno le risorse coinvolte e i tempi di svolgimento delle singole attività. In questa fase bisogna avere un’idea complessiva del progetto da eseguire ed eventualmente valutare anche le future attività di manutenzione.
E l’IoT in questa fase cosa ottimizza? Nella pianificazione l’IoT è una variabile da considerare tra le risorse necessarie per lo svolgimento del progetto. Ovviamente, il contesto in cui si colloca un progetto è indispensabile per fare una valutazione dell’utilizzo o meno di sensori. Tuttavia, ricevere delle informazioni dal campo ed in tempo reale è sempre un vantaggio. Ad esempio, conoscere quanti utenti si collegano al nostro sito e da quali device è un dato rilevante se il progetto che stiamo analizzando riguarda la realizzazione di un blog aziendale.
Fase 3: Esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto
Se nelle fasi precedenti abbiamo pianificato e ottenuto la disposizione dei sensori connessi sui device, sui macchinari e sull’infrastruttura del progetto, ora l’esecuzione, il monitoraggio e il controllo saranno decisamente più semplici.
Un esempio? Immaginiamo che il nuovo progetto interessi il campo dell’edilizia. Se possediamo macchinari IoT o installiamo sensori e videocamere sui macchinari e nell’area perimetrale di un cantiere, otterremo un flusso di dati costante. Tali informazioni serviranno per velocizzare la creazione dei report e valutare lo stato di avanzamento del progetto. Eventuali ritardi saranno così evidenziati in tempo e si potranno riprogrammare le attività future.
I sensori connessi non offrono un supporto soltanto al PM ma costituiscono un importante vantaggio competitivo per le aziende anche nella fase successiva alla conclusione del progetto. Attraverso l’IoT si potrà, ad esempio, fare manutenzione predittiva e ottenere numerosi benefici.
Fase 4: Chiusura del progetto
La creazione dei report è un’attività trasversale a tutte queste fasi. Sicuramente, durante la chiusura di un progetto, presentare i risultati sotto forma di grafici, dati e tabelle è indispensabile per far comprendere al cliente l’intero percorso e i possibili sviluppi futuri. Nella maggior parte dei casi, infatti, i progetti prevedono un prosieguo e la valutazione finale aiuta a comprendere in quale direzione andare.
L’IoT, in questo caso, fornisce i dati per creare delle dashboard riassuntive che contengano i risultati dei vari reparti coinvolti.
In conclusione, i vantaggi principali che derivano dall’associazione delle tecnologie IoT ai software di gestione dei progetti riguardano: la riduzione del carico di lavoro relativo alla raccolta e all’organizzazione dei dati; e la possibilità di avere una visione onnicomprensiva e in tempo reale degli stati di avanzamento dei progetti e delle risorse impiegate.
