Quante volte capita di svolgere, in ufficio, delle attività semplici e routinarie in automatico, senza pensarci? Succede quando l’esperienza si è consolidata a tal punto da permetterci di eseguire quella mansione attivando il “pilota automatico”. In realtà, anche se ci siamo velocizzati negli anni, queste attività occupano comunque una parte della nostra giornata lavorativa e sottraggono del tempo agli impegni più complessi e, a volte, più gratificanti. Ed ecco che si pensa ad un software automatico che possa supportarci. Stiamo entrando nel campo dell’automazione: vediamo quali sono i vantaggi dell’RPA e come si sta evolvendo.
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Letto da: Linda Grasso
RPA: Quali aziende possono ottenere vantaggi maggiori?
La Robotic Process Automation può essere utile per qualsiasi tipologia di business ma non garantisce gli stessi benefici a tutte le realtà produttive. Il valore che apporta dipende dal business model dell’impresa. In pratica, se la capacità produttiva di un’azienda è finita, la RPA può ottimizzare i processi ma l’aumento dei ricavi sarà relativo. In generale, quando il processo è legato a capacità finita, o una logistica limitata anche i benefici dell’automazione saranno limitati.
Facciamo un esempio. Un’azienda che produce attrezzature da neve avrà dei periodi, durante l’anno, in cui la domanda aumenterà e le risorse del servizio clienti non riusciranno a rispondere in tempo alle richieste. L’imprenditore potrebbe scegliere di automatizzare, con un chatbot, la prima fase di contatto con i potenziali clienti. Questo investimento, in un primo momento, aumenterà i guadagni. Arrivati, però, al massimo della capacità produttiva degli impianti un ulteriore incremento della domanda potrebbe non essere soddisfatto se non investendo nuovamente, ad esempio, nell’acquisto di nuovi macchinari.
In ogni caso ci sono vari livelli di automazione da personalizzare a seconda del business model aziendale:
- si può scegliere di implementare un’automazione di base nella prima fase di digitalizzazione di un’azienda, quando si iniziano a trasformare digitalmente le attività semplici e routinarie;
- oppure, si possono automatizzare processi complessi, ma in questi casi, converrebbe investire non solo in RPA ma anche in software di Intelligenza Artificiale. Questo perché l’RPA non può gestire informazioni che richiedono manipolazione o modifiche.
Vediamo ora quali sono i principali vantaggi dell’automazione.
I vantaggi della Robotic Process Automation
1. Costi ridotti e ricavi in crescita
Investire in strumenti e tecnologie, che permettano l’automazione di attività e processi, non è un’azione che si traduce istantaneamente in risparmio economico. Il primo miglioramento visibile è un’ottimizzazione dei tempi. Cedere parte del lavoro quotidiano di una risorsa umana ad un software RPA, significa liberare del tempo da dedicare ad altre attività. In questo modo, sono necessarie meno risorse per raggiungere gli stessi obiettivi.
Da qui i benefici poi si susseguono. Infatti, a parità di risorse, si ridurranno anche i tempi di delivery, e potendo accettare un numero maggiore di progetti, aumenteranno di seguito i ricavi. Come precedentemente detto, questo fino al completamento della capacità produttiva aziendale. Con l’automazione si accelerano le dinamiche operative e le conseguenze sui Business Process saranno evidenti.
2. Miglioramento della qualità e della quantità di lavoro
L’automazione non si sostituisce alle risorse ma offre un supporto nelle attività in cui l’ingegno umano è sprecato. La variabile tempo è fondamentale per stimolare il talento dei dipendenti e per migliorare la qualità del lavoro. Spesso, sono proprio le attività semplici e routinarie che, avendo scadenze brevi, erodono minuti e ore preziose. In assenza di supporto, i dipendenti esperti e qualificati, dovranno sacrificare tutte quelle attività strategiche e previsionali. Le stesse che, sul lungo periodo, faranno crescere l’azienda.
Nelle realtà imprenditoriali più piccole ci sono svariate risorse che rivestono il duplice ruolo, strategico e operativo. Pensiamo, ad esempio, al reparto amministrativo. La classificazione dei contratti o l’emissione delle fatture sono attività operative che prevedono una serie di passaggi programmabili. Ecco che, grazie all’automazione, nelle otto ore lavorative quotidiane, il software svolgerà tutte le attività semplici e ripetitive quotidiane previste e, nel frattempo, la risorsa migliorerà la qualità del lavoro svolgendo attività di valore e complesse.
Un altro grande vantaggio dell’automazione è che non si stanca. Può sembrare banale ma spesso il “pilota automatico” che inseriamo quando siamo esausti, commette errori: la fretta, la stanchezza o lo svolgimento di più attività in contemporanea giocano brutti scherzi anche alle risorse più esperte. L’automazione, se programmata correttamente, non sbaglia.
L'evoluzione dell'RPA permette non soltanto la riduzione dei costi e l'ottimizzazione dei tempi ma è anche uno strumento per il miglioramento delle entrate. Condividi il Tweet
3. Disponibilità 24/7 e soddisfazione del cliente
I software dotati di RPA sono attivi 24/7. Questo vuol dire che se abbiamo scelto un chatbot che risponde automaticamente ai clienti, il feedback sarà immediato e non limitato all’orario lavorativo della risorsa. In questo modo, il cliente potrà ottenere una risposta rapida anche durante il weekend. L’immediatezza, ovviamente, si riflette sulla soddisfazione dei clienti.
In ugual modo, anche l’azienda otterrà dei vantaggi. In primis, le risorse che si occupano dell’assistenza clienti potranno evitare i formalismi iniziali o le risposte alle domande frequenti e dedicarsi alle interazioni più complesse. Per intenderci, quelle che non possono essere offerte da un assistente virtuale. Avranno più tempo, ad esempio, per concentrarsi sulla risoluzione di un problema esposto al servizio clienti oppure per la redazione di rapporti di analisi sui processi aziendali. É bene ricordare sempre che la soddisfazione del cliente passa attraverso la qualità e la velocità dei servizi offerti.
4. Raggiungere nuove economie di scala
Il raggiungimento delle nuove economie di scala è un effetto, in parte, indiretto dell’RPA che agisce sull’efficienza dei processi e sulla riduzione dei costi. In parte, invece, è legato alla raccolta e alla classificazione dei dati che viene fatta dai software di automazione. Le informazioni, così organizzate, possono essere consultate rapidamente e in maniera trasversale.
L’accesso immediato ai dati permetterà ai manager una più attenta valutazione dei costi, fissi e variabili, e dell’incremento della produzione in relazione all’efficientamento dei processi. Anche le economie di scala sono connesse ad altri fattori come, ad esempio, all’andamento della domanda del mercato. Se si riduce la domanda l’aumento della produzione non sarà più redditizio. Inoltre, la velocità con la quale l’automazione permette di reagire ad acquisizioni interne o all’ingresso di nuove risorse, influisce notevolmente anche sulla scalabilità. Ad esempio, le risorse che entreranno in un settore automatizzato, non dovranno necessariamente possedere competenze IT, prima indispensabili per lo svolgimento delle stesse attività.
5. Collaborazione migliore tra risorse interne ed esterne
Quando un’azienda cresce velocemente, non è prudente fare subito nuove assunzioni sebbene questo si traduce, nei primi tempi, in un sovraccarico del lavoro dei dipendenti. Arrivano nuove richieste ma le ore a disposizione delle risorse sono sempre le stesse. Automatizzare le attività semplici significa guadagnare tempo per pensare a nuovi scenari e realizzare nuovi progetti con maggiore attenzione e interesse.
Un dipendente che guadagna tempo si dedicherà con maggiore attenzione anche alla cura dei rapporti con i fornitori, con i colleghi e con i clienti. I benefici pertanto non si fermeranno all’interno dell’azienda ma raggiungeranno anche le collaborazioni con gli stakeholder.
6. Velocizzare la digitalizzazione dei processi
L’implementazione della Robotic Process Automation è uno dei primi passi per la digitalizzazione dei processi aziendali. I software per l’automazione sono programmati per interagire con i gestionali e interfacciarsi con le altre soluzioni presenti in azienda senza richiedere cambiamenti invasivi. Per questo, quando si opta per questa soluzione, bisognerà tener presente che i tempi di implementazione saranno ridotti e, nel giro di giorni o pochi mesi, si potranno già ottenere notevoli benefici.
Ovviamente, per un cambiamento digitale dei processi non basta l’acquisto o la programmazione di software che sfruttino le nuove tecnologie presenti sul mercato. Serve un cambio culturale e di mindset aziendale. A questo proposito ti consiglio di approfondire l’argomento con la lettura di “Change Management: 4 step per digitalizzare attività e processi aziendali”.
Subito dopo, serve una rivisitazione dei processi aziendali che sfrutti i vantaggi dell’RPA e che sia funzionale alle attività connesse. L’automazione, come precedentemente detto, non migliora i processi ma velocizza la loro esecuzione. Pertanto se un’attività è svolta in maniera errata, l’automazione non farà altro che amplificare l’errore su larga scala.
