Automazione dei processi: gli errori da evitare

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Scegliere di aprire le porte all’automazione in azienda è un passo la cui motivazione può dipendere da una pressione esterna del contesto in cui si opera o da una consapevolezza dei leader. Spesso, però, si confonde l’approccio all’automazione con l’acquisto di un software o di un macchinario automatizzato. I risultati dell’implementazione sono completamente diversi. Ecco gli errori comuni che ostacolano, in molte aziende, il raggiungimento dei vantaggi dell’automazione.

Errori di approccio e di strategia

Il primo errore, in questa fase, riguarda l’approccio. Come per il digitale, decidere di automatizzare dei processi non equivale all’acquisto di un macchinario per rinnovare un’attività. Si tratta, invece, di mettere in atto un cambiamento incrementale che parte da alcuni settori cruciali e man mano si espande a tutte le attività che potrebbero beneficiarne. La visione deve essere questa, altrimenti si rischia di fare un investimento che non porterà i ritorni sperati.

In effetti, se scegliamo di automatizzare le attività per la customer experience non dovremo coinvolgere soltanto il reparto marketing ma tutti i reparti che collaborano nella realizzazione del prodotto/servizio da vendere al cliente finale. Le informazioni del dataset per la programmazione dell’algoritmo saranno il frutto della collaborazione intersettoriale. Non solo, l’automazione permette di gestire e organizzare i dati utili a potenziare il processo decisionale. I benefici raggiungeranno, quindi, anche i vertici aziendali.

Ecco cosa si intende per automazione che coinvolga l’intera azienda. Questo significa che, prima di implementare l’automazione, è fondamentale pensare ad una strategia a breve e lungo termine. Bisogna stilare le linee guida e le regole necessarie a stabilire i ruoli e le modalità che facilitino il processo di cambiamento. Spesso, invece, si cade nell’errore di pianificare solo le attività a breve termine che riguardano il reparto che si sceglie come pilota nei primi approcci all’automazione.

Infine, già in questa primissima fase, dovranno essere coinvolti gli stakeholder, che abbiamo esperienza nel campo dell’automazione, e il reparto IT che dovrà occuparsi dell’implementazione. Il supporto per la trasformazione verso un processo digitale, usando l’RPA, è fondamentale che sia fatto da esperti in materia. Questo perché sanno dare una visione futura e progettare software personalizzati ed efficienti sin dalla prima release.

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Errori nell’implementazione dell’automazione

Errore comune: l’automazione, come anche la Robotic Process Automation con i suoi bot, riguarda solo le attività semplici e ripetitive. Non è affatto così. L’RPA abbraccia tutte le operazioni che potrebbero trarre vantaggi dalla trasformazione digitale: flussi di lavoro, acquisizione dei dati, processi decisionali, assistenza ai clienti, monitoraggio e controllo.

Inoltre, oggi, gli strumenti dell’automazione si sono ampliati includendo anche l’Intelligenza Artificiale tra gli strumenti che potenzieranno i bot e che daranno spazio a tendenze future sempre più performanti.

Tuttavia, bisogna prestare molta attenzione nella scelta dei processi da coinvolgere. Un errore è proprio quello di lanciarsi in progetti lunghi e elaborati che spesso si rivelano inadeguati. Meglio partire da basso e man mano potenziare l’automazione coinvolgendo progetti via via più complessi.

Altro errore comune nella fase di implementazione è il mancato coinvolgimento delle risorse che utilizzeranno i bot programmati. Sebbene, molte organizzazioni prendano in considerazione la formazione subito dopo l’implementazione della Robotic Process Automation, sono poche quelle che comunicano correttamente il passaggio e illustrano il nuovo approccio. Così come, non tutte, dedicano delle risorse alla supervisione e ai test di verifica su lungo periodo.

Se non si coinvolgono anche i dipendenti che lavorano in altri reparti connessi a quelli in cui si sta implementando l’automazione si rischia di creare dei silos e perdere i benefici o le opportunità derivanti dalla connessione con le altre attività. E fondamentale quindi diffondere la cultura per l’innovazione digitale e assicurarsi che tutti abbiamo una conoscenza adeguata per l’utilizzo e per la crescita digitale dell’azienda. Un’azienda agile e flessibile riesce a sfruttare il potenziale di qualsiasi cambiamento senza soccombere.


Gli errori comuni da evitare, quando si sceglie di automatizzare i processi, riguardano la strategia, l'implementazione e la valutazione. Condividi il Tweet

Errori nelle valutazioni finali

Come facciamo a sapere se l’investimento per automazione sia stato realmente produttivo? Dobbiamo scegliere e a capire quali sono le giuste metriche da valutare. Errore comune è scegliere metriche sbagliate. Se siamo stati affiancati da un partner che offre servizi di automazione saprà sicuramente indicarci quali sono i KPI da prendere in considerazione e come monitorarli al fine ottenere il massimo rendimento e proseguire verso il percorso di trasformazione digitale.

Metriche rilevanti potrebbero essere quelle che indicano il portfolio di bot in azione e che evidenziano il processo di crescita dell’automazione in azienda; o quelle che mostrano la velocità di esecuzione di un processo automatizzato; fino ad arrivare alla sintesi aziendale perfetta ovvero il valore atteso dall’automazione. Inoltre, influisce direttamente sul ROI il Break-Fix Cycles che mostra quali bot hanno smesso di funzionare interrompendo il processo e riducendo così l’efficienza operativa.

Per fare le corrette valutazioni serve una lettura globale dei KPI che presi singolarmente potrebbero mostrare solo una parte del quadro reale. Ad esempio, se valutiamo solo il numero di bot utilizzati nei processi aziendali il suo incremento potrebbe farci pensare che, a fine anno, otterremo un ROI altissimo. Se invece confrontiamo il numero con i processi che realmente hanno migliorato l’efficienza e ridotto i costi ci ritroveremo con una stima molto più realistica. E magari da questa valutazione avremmo un’evidenza dei processi che, invece, non ottengono i frutti sperati dall’automazione, o perché errati o perché necessitavano di una progettazione diversa.

Al di là di questi errori la chiave per un’implementazione di successo dell’automazione sta nella scelta degli esperti che offrano soluzioni su misura e supporto lungo il percorso. Se in azienda ci sono già talenti in questo ambito sarà molto più semplice la diffusione della cultura digitale.

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