Automazione: cosa sapere prima di affrontare il cambiamento

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Negli anni, la scienza ha fatto passi da gigante in tantissimi settori. Eppure non siamo riusciti ad agire sul bene più prezioso che abbiamo: il tempo. Non esistono metodi per incrementare le ore di una giornata ma esistono tecnologie che ci supportano nella sua ottimizzazione. L’automazione è una di queste. Più attività e processi riusciamo a rendere autonomi e maggiore è il tempo che possiamo dedicare ad azioni che migliorano le performance aziendali. Ma cosa dobbiamo sapere sulla Robotic Process Automation? Ecco alcuni spunti.

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Letto da: Linda Grasso

Che differenza c’è tra Intelligent Process Automation (IPA) e Robotic Process Automation (RPA)?

Prima di parlare di barriere all’automazione o di processi legati alla robotica, è utile capire cosa cambia quando si parla di automazione cognitiva o automazione deterministica. In realtà, non c’è una vera e propria differenza, anzi possiamo dire che l’automazione intelligente è la convergenza di due tecnologie: la Robotic Process Automation e l’Intelligenza Artificiale.

Quando all’automazione si aggiunge la possibilità di apprendere e di modificare l’output in base alla lettura di dati differenti entriamo nell’Intelligent Process Automation (IPA). L’apporto dell’AI è proprio quello di andare oltre la programmazione deterministica del software e adattare il programma sulla base di dati nuovi elaborati da un dataset scelto come fonte di addestramento della macchina.

Facciamo un esempio. Se ho bisogno di un software che mi classifichi i dati nelle stesse colonne di un foglio di calcolo standard, inserite le istruzioni la prima volta, mi basterà l’automazione deterministica per ripetere il processo ad ogni richiesta. Se, invece, devo classificare delle informazioni che mi arrivano tramite mail, il cui testo cambia costantemente, ho bisogno di un software che vada oltre la mera classificazione e che sia in grado di leggere e interpretare il contenuto. Quindi, mentre nel primo caso mi basterà l’RPA, nel secondo avrò bisogno dell’IPA.

Come scegliere il giusto livello di automazione in azienda?

Sebbene sia indubbio che l’automazione faciliti il lavoro delle risorse, ottimizzi i processi e migliori le performance a breve e lungo termine, non tutte le aziende scelgono un’implementazione completa. È più frequente che, più o meno inconsapevolmente, si utilizzino software che ne sono dotati solo in particolari settori. Ma quali sono gli aspetti da considerare prima di fare qualsiasi tipo di scelta? Ecco i punti principali dell’automazione e dell’RPA in generale.

1. Processi interconnessi: cade la logica dei silos

Le divisioni dei reparti sono separazioni utili, da un punto di vista organizzativo per definire dei confini o assegnare delle attività, ma non funzionali da un punto di vista operativo. Le attività, oggi, sono sempre più interconnesse e i processi necessitano una condivisione e un passaggio fluido di informazioni. Non possiamo immaginare un dipartimento delle risorse umane che non interagisca trasversalmente con i reparti per i quali dovrà assumere nuove risorse. Nè un reparto marketing che conosca solo superficialmente il prodotto/servizio oggetto di un’intera campagna.

Eppure non sempre si ha il tempo sufficiente alla condivisione delle informazioni e, soprattutto, non tutti i processi sono strutturati per oltrepassare i confini organizzativi. Ed ecco che l’RPA diventa una strada che facilita i passaggi di dati. Attraverso le dashboard riassuntive, infatti, l’automazione permette a tutti i dipendenti di aggiornarsi e mostrare dati in real-time durante le riunioni.

2. Le barriere all’adozione dell’automazione

Quando si parla di nuove tecnologie o di innovazioni, che si stanno diffondendo e che implicano forti investimenti, le barriere sono principalmente due:

  • i costi elevati da sostenere, soprattutto se i risparmi non sono immediati;
  • la mancanza di esperti in azienda che sappiano implementare la tecnologia e ottimizzarla in breve tempo.

L’automazione non fa eccezione in quanto, richiede delle figure competenti che non si possono formare in poco tempo e che, al di là della professione specifica, sappiano intuire le potenzialità e i settori che potrebbero beneficiarne maggiormente.

Un esempio. Se voglio automatizzare la gestione degli abbonamenti di un servizio ci sono software già programmati a cui basterebbe affidarsi. Ma se il servizio che eroga la nostra azienda ha delle eccezioni, un programma pre-impostato non basterebbe, soprattutto se i dati utilizzati per la programmazione cambiano di continuo. Ecco che serve un esperto programmatore che sappia non solo gestire le variazioni ma modellare il programma sulla base delle evoluzioni del servizio.

Se non abbiamo esperti o talenti in azienda i costi lievitano e si sommano a quelli dell’investimento iniziale che avrà bisogno di più tempo per rientrare. È bene ricordare che le risorse del reparto IT svolgono svariate attività nel quotidiano già rodate e l’ingresso dell’RPA, soprattutto durante la fase iniziale, richiede tempo da dedicare che spesso non si riesce a trovare. Inoltre, i costi dedicati al reparto IT non sono molti e spesso si esauriscono con l’acquisto delle tecnologie.

Infine, non dimentichiamo che la definizione di una strategia ben strutturata richiede tempo e competenze. Così come indispensabile è anche una corretta scelta del dataset da utilizzare per programmare un’automazione e preoccuparsi del costante aggiornamento dei dati.

3. Come affrontare il cambiamento con le risorse

Dopo esserci accertati di avere le giuste competenze e il budget necessario ad implementare l’automazione, dobbiamo coinvolgere maggior parte delle risorse operative che prenderanno parte al cambiamento.

Pertanto, ci troveremo a dover rispondere a domande del tipo: “Come faccio a fare formazione se non ho tempo?” “Se ho difficoltà con i nuovi processi posso tornare indietro?” “Se queste attività le svolge il programma io cosa faccio?” “siamo sicuri di conoscere le strategie giuste?”.

I dubbi, durante un cambiamento che sia più o meno radicale, sono fisiologici e in alcuni casi anche funzionali ma bisogna esser preparati a dare delle risposte esaustive e soprattutto propositive. Questo ci porta al prossimo suggerimento.


Le potenzialità dell'automazione sono tante ma bisogna conoscerle per implementarle correttamente in azienda e ottenerne numerosi vantaggi Condividi il Tweet

4. Far capire le potenzialità dell’automazione

Il primo passo, quando si introduce un’innovazione, è quello di mostrare quali saranno i cambiamenti. Bisogna spiegare ai dipendenti che non perderanno le loro mansioni, ma semplicemente riceveranno un supporto che permetterà loro di dedicarsi ad attività più complesse e appaganti. Solo così si potranno evitare azioni ostruttive all’implementazione. Invece, agli utenti dei software o dei servizi bisognerà mostrare, oltre alle nuove metodologie, come la tecnologia offre delle soluzioni rapide ed efficaci e illustrare quali sono i vantaggi dell’automazione, che in un primo momento potrebbero non essere chiari.

Non dimentichiamo di valutare il tempo di formazione delle risorse che lavorano nei processi coinvolti. Con loro, dovremo condividere la strategia e gli obiettivi a lungo termine per mostrare, praticamente, come l’RPA ottimizza i processi e rende più efficiente il lavoro delle risorse.

5. Come l’automazione si inserisce nei flussi e nei processi

L’unico modo per assicurare un’automazione personalizzata sulla base delle esigenze aziendali è quello di includere il cambiamento nel business process management. Il BPM permette di ottimizzare i flussi di lavoro e i processi, ridurre i costi, allocare efficientemente le risorse e migliorare la scalabilità. Sarà così che si evidenzieranno i flussi in cui l’automazione farà la differenza. In effetti, non possiamo automatizzare efficacemente se non conosciamo a fondo i nostri processi e gli effetti che generano nell’organizzazione.

Si è visto, inoltre, che i settori che maggiormente beneficiano dell’RPA sono la logistica, la finanza e il reparto delle risorse umane. Questo perché hanno processi strutturati che si ripetono con una certa frequenza, tipo: invio e classificazione delle fatture, gestione degli ordini e ricerca delle risorse sulla base delle skill e dei relativi CV.

L’automazione, soprattutto quella avanzata in cui anche l’Intelligenza Artificiale fa la sua parte, non esprime il suo potenziale solo nelle attività già attive ma si mostra utile anche nei reparti di ricerca e sviluppo e nelle attività predittive la cui analisi dei dati permette un più accurato processo decisionale.
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